Inscription

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Les inscriptions pour le tournoi se font en ligne. Elles ouvrent en général aux alentours de fin janvier ou début février et durent environ un mois.

Pour toutes les instructions concernant la procédure d'inscription de l'année en cours, aller sur le site [1].

Disposition générales[modifier]

Une inscription ne pourra être considérée comme validée que lorsque toutes les informations demandées sur le formulaire d'inscription auront été saisies. La liste des équipes pré-incrites et celle des équipes déjà sélectionnées sera régulièrement publiée sur le site web du tournoi. Dans le cas où le nombre de demandes d'inscription viendrait à dépasser les capacités d'accueil, le Comité d'Organisation Régional se réserve le droit de choisir les équipes qui participeront au tournoi en tenant compte des critères suivants :

  • la date et l'heure d’inscription ;
  • la proportion d'élèves en classe de terminale dans l'équipe ;
  • la répartition géographique de l'ensemble des équipes participantes.

Les équipes qui ne seront pas sélectionnées seront prévenues au plus tard une semaine après la clôture des inscriptions. Elles pourront essayer de s'incrire pour d’autres tournois régionaux dans la mesure des places disponibles. Une liste d’attente sera aussi mise en place en cas de désistement d’une des équipes inscrites. Le cas échéant, l'équipe qui se trouve en première place sur cette liste sera directement contactée par le Comité d’Organisation Régional.

Procédure et informations à fournir[modifier]

Pour s'inscrire, l'équipe doit créer un compte sur le site d'inscriptions en fournissant le nom de l'équipe, le tournoi régional auquel elle voudrait participer et une adresse mail, laquelle sera par la suite la seule adresse utilisée pour joindre l'équipe. Une fois ce compte créé, elle devra fournir les informations suivantes :

  • nombre de participants (entre 4 et 6) et d'encadrants (entre 1 et 2) ;
  • nom, classe, établissement scolaire et adresse des participants ;
  • coordonnées du responsable légal pour chaque participant mineur ;
  • nom et adresse mail des encadrants, ainsi que leur fonction.

Ce n'est qu'une fois que l'équipe aura fourni toutes ces informations que son inscription pourra être prise en compte.

Une fois que le Comité d'Organisation Régional aura validé l'inscription de l'équipe, les documents suivants seront fournis pour être remplis, signés et téléchargés par la suite vers le même site :

  • une fiche sanitaire de liaison ;
  • une autorisation parentale (pour les mineurs) ;
  • une autorisation de reproduction et de représentation de prises de vue.

Un retard trop important pour fournir les documents pourra conduire à l'annulation de l'inscription de l'équipe.

Frais d'inscription[modifier]

Les frais d'inscription pour le tournoi seront fixés par les différents Comités d'Organisation Régionaux. Elles dépendent des conditions d'accueil fournies par chaque tournoi et comprennent toujours une somme minimale de 10 euros par participant. Tout élève boursier est exonéré des frais de participation sur présentation de sa notification de bourse. Si un élève venait à rencontrer des difficultés financières exceptionnelles, il peut entrer en contact avec le Comité d'Organisation National pour trouver une solution à sa situation.

Les frais d'inscription comprennent :

  • le logement des participants et des encadrants la nuit du samedi au dimanche ;
  • les repas des participants et des encadrants (déjeuner, goûter et dîner le samedi, petit-déjeuner et déjeuner le dimanche).

Les encadrants sont exemptés de payer les frais d'inscription. Cependant, les frais de transport pour se rendre au tournoi ne sont pas compris.